Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für die Teilnahme an Webseminaren

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den EU-Mitgliedstaaten geltenden Datenschutzgesetze und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich anders bestimmt, die:

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Wir nutzen die Anwendungsoftwares „Microsoft Teams“ sowie „GoToWebinar“ (nachfolgend „Anwendung“, „Anwendungen“) für die Durchführung von Webseminaren und Online-Schulungen. Darüber hinaus verwenden wir gegebenenfalls angefertigte Aufzeichnungen für eine spätere Offline-Schulung und gegebenenfalls zur Information für Dritte. Informationen zum Meeting-Engagement nutzen wir, um Ihre Interaktion und Teilnahme im und am Webinar auswerten zu können. Die dadurch gewonnenen Informationen dienen der Verbesserung und bedarfsgerechten Gestaltung unserer Webinare und einer interessensgerechten Ansprache im Nachgang.

Im Rahmen der Nutzung dieser Anwendungen werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Die Art und der Umfang der Verarbeitung ist abhängig davon, welche Funktionen innerhalb der Anwendungen verwendet werden bzw. welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Schulung machen.

Datenkategorien bei der Verwendung von MS Teams:

• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Meeting-Engagement: Uhrzeit des Betretens des Meetings, Uhrzeit des Verlassens des Meetings, Interaktion wie Handheben oder Reaktionen, Uhrzeit des Aktivierens und Deaktivierens von Mikrofon und Kamera, über die Q&A-Funktion oder den Chat eingereichte Fragen und Antworten mit Uhrzeit, sonstige Nachrichten über den Chat mit Uhrzeit
• Text-, Audio- und Videodaten: Es besteht die Möglichkeit, bei einem Webseminar die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom jeweiligen Benutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die über das Mikrofon Ihres Endgeräts sowie über eine etwaige Videokamera des Endgeräts erfassten Daten verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können dabei vom Nutzer jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen ab- bzw. stummgeschaltet werden.

Datenkategorien bei der Verwendung von GoToWebinar:

• Angaben zum Benutzer: z. B. Vor- und Nachnahme/Anzeigename, E-Mail-Adresse
• Meeting-Metadaten: z. B. IP-Adresse, Geräte- /Hardwaredaten (z.B. Mac-Adressen, Client-Version), z.B. Rufnummern, Länderdaten, Start- und Endzeiten
• Text-, Audio- und Videodaten: z. B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen. Bei Teilnahme an einem Seminar sind standardmäßig das Mikrofon und die Videokamera ausgeschaltet. Die Mikrofon-Funktion können Sie selbst, unter Umständen abhängig von der Freigabe des Moderators, ein-, ab- bzw. stummschalten. Die Webcam-Funktion für Teilnehmer wurde unsererseits in den Voreinstellungen deaktiviert. Wenn Sie gegenüber den weiteren Webinar-Teilnehmern namentlich nicht angezeigt werden möchten, steht es Ihnen frei, das Namensfeld mit dem Wort „Anonym“ auszufüllen. Bei Nutzung der Chat-, Frage- oder Umfragefunktion werden die von Ihnen gemachten Eingaben zumindest für die Dauer des Online-Meetings verarbeitet und visualisiert.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann auf Grund von geschlossenen oder abzuschließenden Verträgen erforderlich sein, wenn ohne die Bereitstellung eine Durchführung der Schulung nicht erfolgen kann.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Online-Schulungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Schulung im Rahmen von Vertragsbeziehungen, insbesondere als vertraglich geschuldete Leistung, durchgeführt wird. Dies gilt insbesondere für den Trainer einer Online-Schulung.
Betrifft die Teilnahme an einem Webseminar weder eine eigene vorvertragliche Maßnahme noch einen Vertrag, den Sie selbst bereits mit der q.beyond AG geschlossen haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO im Rahmen unseres berechtigten Interesses, der Pflege geschäftlicher Kontakte, werblicher Ansprache, der Ermöglichung ortsunabhängiger Kommunikation bzw. der ortsunabhängigen Durchführung von Seminaren.

In allen übrigen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung und damit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Dies gilt insbesondere für die Aufzeichnung der Online-Schulungen, aber auch für die Aufzeichnung des Meeting-Engagement. Bei geplanter Aufzeichnung von Webseminaren, werden wir Sie hierüber im Vorfeld, in der Veranstaltungseinladung, der Anmeldebestätigung oder zu Beginn des Meetings in der Anmoderation informieren und wenn erforderlich, um Ihre Einwilligung bitten. In Einzelfällen ist die Teilnahme am Webinar ohne die Erteilung einer Einwilligung nicht möglich, da technische Konfigurationen zur Datenerfassung auf Meeting-Ebene, nicht auf Kontaktebene vorzunehmen sind. In diesem Falle können Sie die Aufzeichnung des Webinars im Nachgang anfordern.

Freiwillige Angaben Ihrerseits innerhalb beider Anwendungen oder die Nutzung von nicht zwingend für die Teilnahme an Webseminaren erforderlichen Funktionen erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von betroffenen Personen nach Maßgabe der Art. 17 und Art. 18 DSGVO nur solange, wie es zur Erreichung des zugrundeliegenden Zwecks erforderlich ist.

Entfällt der Zweck der Speicherung werden personenbezogene Daten entsprechend gelöscht. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen die q.beyond AG unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Wir geben personenbezogene Daten gegebenenfalls an unsere Dienstleister und Anbieter der Anwendungen, Microsoft und LogMeIn, weiter. Wir haben soweit möglich sichergestellt, dass die Verarbeitung im Einklang mit den gültigen datenschutzrechtlichen Regelungen erfolgt. Die Anbieter erhalten damit Kenntnis von den erhobenen personenbezogenen Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist. Hierzu haben wir notwendige Vereinbarungen abgeschlossen sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart.

Darüber hinaus, sofern wir die Aufzeichnungen auch für Offline-Schulungszwecke verwenden, können personenbezogene Daten, soweit diese mit aufgezeichnet wurden, auch den Offline-Teilnehmern offengelegt werden.

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Geltungsbereich der DSGVO. Aufgrund der unternehmerischen Struktur beider Anbieter kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittstaaten (USA) nicht ausgeschlossen werden. Es ist daher nicht auszuschließen, dass einzelne Daten in einem Drittstaat verarbeitet werden. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, da bspw. Zugriffsrechte von US-Behörden auf die beim Dienstleister gespeicherten Daten nicht vollständig ausgeschlossen werden können. Wir haben mit den Anbietern Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, die den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entsprechen sowie die Geltung der EU-Standardvertragsklauseln nebst zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen vereinbart.

Ihnen stehen nach der Datenschutzgrundverordnung folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung
Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie können nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO jederzeit die Herausgabe der Sie betreffenden Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen bzw. die Übermittlung an andere Verantwortliche fordern.

Recht auf Widerspruch
Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns Rechtsvorschriften im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung zur Verarbeitung verpflichten.

Beschwerderecht
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0

Der Datenschutzbeauftragte der q.beyond AG ist unter datenschutzbeauftragter@qbeyond.de zu erreichen.

Widerrufsrecht
Sie können jederzeit eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung der genannten Rechte wenden Sie sich bitte an die o. g. Kontaktdaten der q.beyond AG.

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